ジムコンお客様の声
コンサル事務長をご利用いただいたクリニックの先生に、実際の感想を伺いました
半城土とみやすクリニック
冨安 斉 先生
コンサル事務長「ジムコン」 月4回ご利用
クリニックの運営において、スタッフの接遇や院内コミュニケーションの問題、そしてIT化の遅れなど、日々の診療を行いながら解決すべき課題が複数ありました。これらを一人で抱え込み、何から手をつけるべきか悩んでいた私にとって、PyXisのコンサル事務長『事務コン』はまさに救いの手となりました。
最初に取り組んでいただいたのは、問題のある受付スタッフの接遇改善と、院内で発生していたハラスメントの解消でした。どこに根本的な問題があるのかを事務長自ら受付に入って、現場を毎週確認し、他のスタッフにもヒアリングを行って現状分析してくれました。分析後、即実践できる解決策と計画を提案・実行していただきました。計画に沿って進める中で、徐々に問題は解決し、結果スタッフ同士の関係が深まり、院内全体の雰囲気が改善しました。
同時に、長い間先送りにしてきたDX化にも取り組んでいただきました。オンライン資格確認の導入、電子カルテ切り替えや電子処方箋の導入にも着手してもらいました。「IT化にどれほどのコストがかかり、どのタイミングで収益がプラスに転じるのか」といった具体的な試算を行い、準備と業者との交渉を事務コンに任せることができたため、スムーズに導入や、切り替えを完了することができました。導入後は業務が効率化され、私もスタッフも本来の業務に集中できるようになりました。
さらに、スタッフの採用、面接、評価面談まで一括して対応していただけたことも、大きな助けになりました。適切な人材を見極めるプロセスや、スタッフの教育を実施してもらい、従来自身で行っていた業務を担ってくれました。
雑務に追われる日々、事務作業を自主的にサポートしていただけたのもありがたいポイントでした。診療に集中できる時間が増えたおかげで、患者さんへの対応にこれまで以上に力を注ぐことができました。
振り返れば、自分が抱えていた課題は、ひとつひとつがクリニックの成長を妨げる要因となっていました。PyXisのコンサル事務長『事務コン』を利用したことで、それらが解消され、クリニック運営の新たな可能性が広がったように思います。医療の専門家であっても、経営・人事・事務のプロではありません。このサービスを利用してよかったと思います。 もし、クリニック運営において「どこか改善が必要だ」と感じているなら、コンサル事務長を活用してみてください。きっと、診療に専念できる環境を手に入れ、患者様へのサービス向上につながるはずです。私自身、おすすめします。
原内科循環器科クリニック
原 健人先生
担当コンサルタント：鶴田美知太郎
はじめに非常勤事務長を検討された経緯はどういったものでしょうか？
診療で疲れて経営のことを考えるときに相談できる人がいませんでした。また、診療報酬の影響を受ける医院経営において、収入の大きな増加は期待しにくく、経営のことを考える気力もない、優秀な人材を確保できる自信もない、というスパイラルが。
加えて、現在の事務長の高齢化もあり、そのキーマンが倒れたらあとがないという強い不安感がありました。経営者自身には見えにくい院内のフローや業務全体を把握してくれる人がほしいと思い調べていたら、事務長代行業というものがあることを知り、PyXisのコンサル事務長サービスに辿り着きました。
正直なところPyXisという企業名を知らなかったですし、費用が高く、院内をかき乱されて終わるのではないかという不安もありましたが、実際は全く違いました。契約前は金額が高いと感じましたが、最初の段階で経営全体を見直していただいたことで契約費用はすぐに元を取れました。
何より、開業当初のキラキラしていた気持ちが日々疲弊していき、相談相手がおらず孤独を感じていくところに寄り添ってくれることに付加価値を感じました。孤独は毒である、「孤毒」だと表現するのですが、そこをコンサル事務長が「解毒」してくれていると思います。
当初不安があったかと思いますが、他社比較などはされたのでしょうか？また、正式な依頼に至った理由をお聞かせください
他社との比較はしていないです。
大きなポイントは、コンサルタントが優秀なMRであるということと、中小企業診断士を取得しているコンサルタントのいる会社だという点でした。
医者という特殊な職種との距離感にも理解があり、心地よくコミュニケーションを取ることができたことも大きいです。
専門的な領域のタスクを相談した際にも、すぐに調べて道を開いていく能力があると分かりましたので、比較はせず利用することになりました。
人のことを救わなきゃいけないのに自分が疲弊してしまい明るい気持ちになれなかったところを、ポジティブな方向に変えてくれるなにかを探していました。ここまでうまくハマるとは思っていませんでした。
具体的にご依頼されたタスクをいくつか対応結果についての満足度を教えて下さい
まず法人全体の課題を整理することでした。日々の愚痴を話しながらコミュニケーションを深めるうちに自然と論点がまとまりつつ、いい提案をしてくれました。
特に経営面について、複数施設の情報をもとに比較ベースで弱点をすぐに指摘してくれました。取るべき加算について考え、実際に手続きを支援してくれたことが高い満足度の最も分かりやすい例です。
労務に関する整理依頼もしました。
誰がいつ何をやってくれているのか、情報を整理してもらうことができました。情報の取扱い配慮が行き届いており、安全保障管理が備わっているため、安心して職員に関する相談事ができるようになりました。
かつ、物事を肯定的に捉えてくれるので、心理的な負担が軽くなった感覚があります。
今後依頼したいタスクを教えて下さい
普通の診療所、内科医院で武器はなくても何らかの差別化をしないといけない時代になってきたと思います。院内の業務効率化を進めてもらうだけでなく、快適性や空間価値の向上といったアイデアの創造に力を借りたいと思っています。
見積もりを取るだけでも面倒に感じるなかで、将来を描く、夢を語る気分になれなかったところが、いまは一緒に夢を語ることができます。これを具現化していくステージと捉え、伴走してもらいたいと思っています。
こばやし医院
小林 哲平先生
担当コンサルタント：鶴田美知太郎
はじめに非常勤事務長を検討された経緯はどういったものでしょうか？
入れ替えが必要な機器の選定や受付周りの物品購入などをする時期だったのですが、自分一人で決めなければならず、各メーカーの提案を受け入れるしかない状況でした。
また、診療の合間に対応することがそもそも大変で、誰かに手伝ってもらいたいと思っても、従業員を含め周囲の方も忙しいので、相談できる相手がほしいと思ったことがきっかけです。
過去に出入りしている業者の方に、事務長代行サービスがないか調べてもらったのですが、そのときは福岡で利用できるサービスがなく諦めたという経緯がありました。
他社との比較はされましたか？
他社比較はしていません。
先述のように、過去に調べたときにはサービス提供している業者がなかったのですが、紹介でPyXisのコンサル事務長サービスを知り、求めていたものに合致するサービスだと思いましたので利用をすぐに検討しました。
無料相談期間から、正式な依頼に至った理由をおしえてください下さい
無料相談の間に、コミュニケーション能力が高いこと、担当者のキャラクターなどを理解できたため、正式な依頼をすることに迷いはありませんでした。
最初に不安だった点は、医療系の事務長とはいえ医療経営という特殊な分野について、言っていることが伝わるのかという点でした。
無料期間を開始してすぐに、すべてが伝わることがわかり、納得して依頼ができたと感じています。
具体的にご依頼されたタスクをいくつか対応結果についての満足度を教えて下さい
ひとつは受付や診察室のレイアウト変更に際しての、各業者との調整業務です。もし自分自身で全てやっていたら、精神的にも肉体的にも負担が大きく参っていたと思います。各スタッフの声を大事にしてレイアウトや物品の選定を進めてもらいたいと思っていましたが、それを現場で実際にやっていただきました。その作業の中でスタッフからコンサルタントに対しての信頼も高まったと思います。
診察券の導入作業もリードしていただきました。
カルテ動線や受付スタッフの作業負担について悩みがありましたが、スタッフの意見をしっかり汲み取り、アイデアをまとめてもらいました。
スタッフの負担を減らすための手段として、診察券を導入するという手段を選択することにしましたが、全てトラブルなく進み、スタッフの負担も減らせたことに満足しています。
具体的には、診察カード作成会社の選定、カードのデザイン会議、オペレーションの変更、患者さんへの周知、など全体を通して現場でサポートして頂けました。
費用対効果も含めて全体的な満足度はいかがですか？
金額としては高いと感じましたが、現場で実際に作業をしてくれるだけでなく、経営者の心理的安全性を守ってくれることもあり、いまは高いとは感じません。
クリニック訪問日以外のレスポンスも早く、滞在時間以外にも当院のために動いてくれていることを加味すると高くないと思っています。
今後依頼したいタスクを教えて下さい
目の前の課題を解決することだけでなく、クリニックの3年後、5年後のビジョンを一緒に描き、経営理念に沿う形で今以上に地域貢献していくところを、現場で一緒に支援してほしいと考えています。